¿Qué es una Virtual Office u oficina virtual?

Una oficina virtual (virtual office) es un concepto centrado en el uso máximo de la tecnología actual para reducir la necesidad de infraestructura física y permitir la máxima movilidad. Usa una combinación de servicios de comunicación en línea, de correspondencia, interacción que permite estar virtualmente donde sea.

La creación de la idea de oficina virtual surge al converger la tecnología y eficiencia operacional.  El término Virtual Office fue utilizado por primera vez en una revista de una línea aérea para describir la virtudes de poder usar una note book en el avión.

Hasta los años ochenta, un ejecutivo internacional que cruzaba el Atlántico tenía que dejar su oficina para estar frente a sus clientes. Preparándose para la reunión cargaba con cientos de papeles, folders, diapositivas, y láminas de acetato.  Era toda una preparación, un viaje, porque sabía que estaba dejando su oficina y no tendría la posibilidad de acceder a ella hasta que haya finalizado el viaje.  

En la actualidad no es necesario dejar la oficina y es posible cargar con ella a todas partes mediante una note book y un teléfono celular. Ya no hay necesidad de imprimir papel, tener esos archivadores de metal que llenaban los pasadizos del edificio o estar pegado a la pared mediante un único teléfono fijo. La oficina ya es virtual, la llevamos a cuestas como el caracol lleva su casa a todos lados. Ya no es una cuestión de moda o de deseo, es una necesidad.

Cuando una organización comprende esto y ajusta su cultura organizacional y administrativa  puede incrementar su eficiencia enormemente. Ahora nuestro empleado tiene toda la capacidad de utilizar tecnología que le permite estar liberado de las ataduras físicas, pero ¿qué pasa si la cultura del papel sigue imperando en la organización? ¿Qué sucede si el jefe los obliga a reuniones físicas todos los días? ¿Qué pasa si es que hay que firmar, sellar e imprimir documentos como se hacía en la era industrial? Mientras que la tecnología permite la creación de una oficina virtual, los paradigmas de los jefes mayores la limitan.

En un sistema incorporado de Virtual Office, para el control del personal es necesario la incorporación de un Dashborad (panel de control con KPIS, objetivos y gráficos), un enfoque de gestión por resultados y mantener las reuniones físicas en la medida que aporte al clima y unión laboral.

Los que comprendan esto tendrán una ventaja competitiva enorme en eficiencia, además de un gran ahorro en infraestructura física ya que no necesitarán tantos pisos en los edificios, tantos escritorios de madera  y su huella de carbono será menor al utilizar menos papel y menos combustible. Al no no obligar a todos los empleados a manejar todos los días al trabajo seremos eco-amigables.

Las organizaciones nuevas son las que más fácilmente incorporan esto como medio natuaral de vida. Las antiguas lo hacen de una forma más lenta. Los que no lo hagan morirán como los grandes dinosaurios que no supieron adaptarse. 

Las nuevas empresas son una  generación empresarial que ve al “Virtual Office” no como un ser extraño, raro y que no saben cómo comérselo, sino como una forma de trabajo natural, simple y necesaria. Esto sucede de la misma manera en que los niños están dentro del computador y los abuelos no saben ni siquiera como prenderlo.

En un mundo donde lo virtual es más real que la propia realidad es mejor cambiar si no lo hemos hecho aún.

“Hay tres tipos de personas en los negocios: Los que hacen que las cosas sucedan, los que miran las cosas suceder y los que dicen: ¡Qué diablos pasó!"

Marketing Point

Anuor Aguilar ¿Qué es una Virtual Office u oficina virtual?

Marzo 2012

anuoraguilar@hotmail.com