¿Qué es hot desking?

Hot desking es un tipo de organización donde se comparten los escritorios de la oficina de manera organizada. Un número múltiple de empleados utilizan las mismas estaciones físicas de trabajo sólo cuando las necesitan. Para que todo funcione de forma armónica hay un moderador quien indica cual escritorio puede ser utilizado, el tiempo y el orden en que es asignado.

Se dice que el término “hot desking” viene de la práctica naval de “hot racking” o “hot bunking”. Literalmente la cama estaba caliente “hot racking” cuando el marinero que terminaba el turno usaba la litera del que se acaba de levantar. Esta es una manera eficiente de utilizar la infraestructura en los barcos y permitir más espacio para otras operaciones relevantes como la carga o armamento en caso de buques de guerra.

Llevado a la práctica empresarial el hot desking es una manera de optimizar los activos. La tecnología ahora permite llevar nuestra oficina a todos lados (virtual office) y mientras menos anclaje físico tengamos es más eficiente. Con la implementación del hot desking se puede disponer de un sitio donde operar mientras lo necesitamos y dejarlo libre para otra persona al retirarnos. 

La eficiencia en el uso de los activos de la empresa se incrementa enormemente y la principal motivación para este sistema es a reducción de costos. Los ahorros llegan en algunos casos a superar el 50% en capital y mantenimiento de infraestructura.

En áreas como ventas, consultoría, consumer marketing, shopper management, cobranzas, supervisión de ventas o  atención al cliente, los ejecutivos pasan más del 70% del tiempo fuera de su escritorio. Si además sumamos las horas nocturnas, los fines de semana, los días de vacaciones, el tiempo de espacio improductivo puede llegar a más del 80%. ¿Entonces para que asignamos estaciones de trabajo fijos a personas que la van a utilizar el 20% del tiempo? Espacio sin usar son costos innecesarios para la empresa.

Hot desking es usualmente utilizado en lugares donde los empleados no permanecen en la oficina todo el tiempo.

Generalmente los espacios de oficina tienen algunas elementos disposibles como PC o teléfonos fijos aunque con el desarrollo de la tecnología las estaciones simplemente están listas con wire-less para recibir una note book y con un lugar para recargar el teléfonos celular. La tecnología cada  vez más descarta lo fijo y asume lo movible.

Por otro lado, para ambas modalidades -el hot desking como los espacios abiertos y sin divisiones-, es fundamental que la gente que trabaja esté en silencio, algo que parece obvio, pero que es difícil de acordar. Si esa cultura no existe o no se trabaja así se afectará seriamente la productividad.

Para impresas que van a implementar hot desking es recomendables hacer una campaña de concientización previa que reduzca la resistencia al cambio. Para muchos, el haberse ganado un escritorio, teléfono o secretaria es parte de su ascenso en la empresa. Quitárselo sin explicarle bien la razón puede ser desmotivante. Es recomendable que el periodo y forma de implementación sean progresivos y graduales más que impositivos y directos.

Al implementar un sistema de home-office o virtual office debemos de considerer también la necesidad de incorporar nuevas técnicas de controlo motivación como los dash boards o sesiones grupales programadas.

El futuro está en la flexibilización y movilidad en el trabajo. La tecnología ya lo permite y es necesario que las empresas lo comprendan para  no quedar relegadas como dinosaurios empresariales mientras que nuevas formas de gestión más eficiente afloran alrededor.

Marketing Point

Anuor Aguilar ¿Qué es hot desking?

Marzo 2012

anuoraguilar@hotmail.com